Блог

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ ПРОДАЖ САМОСТОЯТЕЛЬНО ЗА 7 ШАГОВ

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ ПРОДАЖ САМОСТОЯТЕЛЬНО ЗА 7 ШАГОВ
Если вы недовольны финансовыми результатами - самое время провести аудит продаж. Да, конечно вы можете выбросить несколько десятков тысяч на услуги красивого парня в костюме или провести аудит более качественно без привлечения сторонних подрядчиков. Рекомендуем воспользоваться нашим руководством по самостоятельному аудиту продаж, а вместо того, чтобы кормить отечественных инфобизнесменов - помогите тому, кто действительно нуждается, посетите вместе со своей командой ближайший детский дом или интернат. Гуру продаж, как-то сами себя прокормят.

Для начала немного статистики украинского рынка аудита отделов продаж, не поверите нам - воспользуйтесь гуглом, в топе несколько ребят отдаленно имеющих представление о процессе продаж, но неплохо инвестирующих в продвижение своих услуг. Средний по цене аудит продаж будет стоить 30-50 тысяч гривен, хотя есть компания, которая ставит ценник 250 тысяч. Решать вам - дарить им деньги или засучить рукава и разобраться в собственных бизнес процессах. А для решения точечных задач привлечь специалистов.

Перед тем, как детальнее рассказать вам о пользе аудита продаж, приведем неутешительную статистику по отделам продаж, цифры собирались из независимых друг от друга источников, поэтому им можно верить:

  • до 70% времени менеджеры тратят на нецелевых лидов, это значит что в это время они не приносят прибыль вашей компании
  • 16% сделок или каждая 6-я сделка теряется из-за того что не перезвонили клиенту
  • 81% компаний игнорирует звонки от клиентов в рабочее время
  • 87% компаний игнорирует звонки клиентов в нерабочее время
  • если клиент не взял трубку со второго раза, менеджер прекращает ему звонить
  • в B2B продажах клиент совершает покупку после 21 касания

Кому будет полезно наше руководство по самостоятельному аудиту продаж:

  • собственникам бизнеса и предпринимателям
  • директорам, коммерческим директорам, руководителям департамента продаж
  • руководителям отделов продаж, которые уже работают или только вступают в должность
  • внутренним службам аудита или маркетологам, которые хотят повлиять на существующую неэффективную систему продаж
  • директорам по персоналу, HR-специалистам и рекрутерам: это простое руководство позволит определить настоящих практиков и выделить их среди тысяч кандидатов на руководящую должность в отделе продаж, снизив вероятность найма очередного “волшебника” и потери денег предприятия.

Кому оно не поможет:

  • искателям волшебных таблеток или серебряных пуль
  • автовороночникам, ботоводам 
  • скриптологам, тиктоковедам, биологам (ребята, которые настраивают профиль в инсте или тик-токе)
  • фанатам секты ЦКП и завсегдатаям всяких бизнес клубов, адептов Магии утра или двухчасовой рабочей недели

Здесь лучше помогут пару серий Игры престолов, сезон Игра в кальмара или книги Дюма.

Типичные проблемы  отдела продаж:

  • Планы продаж выполняются нерегулярно
  • у менеджеров по продажам нет мотивации продавать больше
  • нет автоматизации продаж и взаимоотношений с клиентами
  • отсутствуют стандарты и регламенты
  • нет системы обучения и развития сотрудников
  • сотрудники не понимают положение дел в отрасли и не владеют информацией о конкурентах
  • нет видения развития отдела продаж
  • сложная запутанная система KPI и мотивации 
  • отсутствие анализа результатов и показателей


Почему важно проводить аудит продаж:

  • неправильно построенная воронка продаж снижает конверсию на 25% и более
  • правильно подобранные KPI снижают текучесть персонала в два раза и повышают вероятность выполнение планов на 50%
  • при наличии качественных регламентов срок адаптации новых сотрудников снижается в 1,5 раза
  • наличие CRM, которая настроена в соответствии с бизнес-процессами компании снижает временные затраты сотрудников на обработку лидов и формирование отчетности на 30%

Практическое задание 1: посчитайте какую пользу вам даст аудит продаж и его результаты, если вы исправите и внедрите нужные инструменты. Это не должны быть просто голые проценты, лучше соотнесите полученные данные с текущей ситуацией и посчитайте экономический эффект.

Что вы получите после проведения аудита продаж:

  • Оцените реальное положение дел в отделе продаж
  • Найдете “узкие места” бизнес-процессов компании
  • Увидите пул срочных задач, которые нужно начать решать прямо сейчас
  • Определите точки роста и метрики роста

А еще воспользовавшись нашим руководством, вы:

  • сможете решить все эти проблемы самостоятельно
  • сэкономите деньги на дорогостоящих внешних специалистах, которые не заинтересованы в вашем бизнесе и не понимают его
  • обогатите арсенал вашего коммерческого директора или директора по продажам новым инструментом, который можно использовать несколько раз в год для роста продаж

Шаги аудита продаж:

  1. Проводим аудит бюджет/план продаж
  2. Исследуем воронку продаж
  3. Команда
  4. Система мотивации
  5. Регламенты
  6. Отчетность и контроль
  7. Автоматизация

Шаг 1: Бюджет/план продаж

Бюджет является основой, которая задает вектор движения и цель вашему отделу продаж. 
  1. Наличие долгосрочного стратегического плана на ближайшие 5 лет (план-прогноз)
  2. Наличие плана на 12 месяцев, прежде всего для руководителя и топ-менеджеров
  3. Наличие оперативного плана на месяц/неделю
  4. В бюджете учтены следующие факторы:
  5. сезонность
  6. планы на открытие/закрытие торговых точек или филиалов конкурентов в маркетинговой зоне
  7. средняя цена
  8. лиды с разбивкой на рекламные источники/каналы привлечения
  9. конверсия в продажу
  10. каналы продаж
  11. дополнительные продажи (ап-сейл, кросс-сейл, рекомендации) как конверсия от основных продаж и другие специфические параметры
  12. план на новые продукты/проекты/каналы продаж
  13. бюджет каскадирован до уровня сотрудника на ежемесячной основе
  14. сотрудники понимают из каких драйверов состоит их план продаж и как они могут на них влиять
  15. Определена основная стратегия - за счет чего будет выполнен план продаж?
  16. Показатели по всем ключевым драйверам включены в мотивацию в виде KPI для всех, начиная с менеджеров по продажам
  17. Бюджет по лидам утвержден с департаментом маркетинга
  18. Рассчитана выработка на 1 менеджера по продажам
  19. Произведена оценка на “адекватность” запланированного прироста в бюджете от фактических показателей
  20. Определен формат отчетности и сроки контроля выполнения бюджета продаж, определены параметры корректировки бюджета продаж

Шаг 2: Исследуем воронку продаж

  1. Оцениваем количественные показатели каждого из этапов:
  2. общая конверсия 
  3. конверсия по каждому этапу
  4. длина воронки - количество часов или дней от первого касания до получения оплаты
  5. длина этапа - сколько времени находится лид или сделка на данном этапе
  6. Наличие воронки продаж по следующим направлениям:
  7. Новые клиенты или воронка для “хантеров”
  8. Существующие клиенты - воронка аккаунтинга или воронка “фермеров”
  9. Воронка для работы с оттоком
  10. Воронка реанимации
  11. Воронка по каналам продаж 
  12. Воронка по продуктам
  13. Воронки по целевым аудиториям
  14. Воронки по регионам

Важное замечание: в этом пункте есть 4 обязательные воронки: новые клиенты, существующие клиенты, отток и реанимация. Воронки по каналам продаж, продуктам, ЦА или регионам нужны только в том случае, если вы способны провести глубокую аналитику или ваш процесс продаж по продукту, каналам продаж и т.д. отличается, в противном случае - их разумно удалить.

  1. Наличие статистики по каждому менеджеру и статистики в разрезе продвижения с этапа на этап
  2. Если один из менеджеров продает на порядок больше, что он делает по-другому для достижения выдающихся результатов?
  3. Тупики и тромбы в вашей воронке продаж - найдите этапы, на которых скапливается слишком большое количество сделок или лидов
  4. Есть ли бизнес-процессы, которые направлены на устранение тромбов и насколько они выполняются?
  5. Как часто проводится обучение по работе с “узкими” местами воронки продаж
  6. Настроена система анализа по переходу с этапа на этап
  7. Какие каналы продаж дают максимальную конверсию и доход?

Анализ воронки продаж позволяет выявить слабые места, при устранении которых растет выручка и прибыль. Регулярная работа с воронкой продаж дает возможность прогнозировать в долгосрочной перспективе, помогает корректно выставлять планы и планировать объем продаж и производства.

Шаг 3: Команда

  1. Руководители мыслят стратегическими задачами, мероприятиями и цифрами, которые необходимы для роста продаж:
  2. увеличение выработки на одного менеджера отдела продаж
  3. увеличение среднего чека
  4. автоматизация продаж
  5. увеличение конверсии
  6. рост лидов от бесплатных каналов - отзывы и рекомендации
  7. увеличение количества продуктов на 1 клиента
  8. Оценивается ли работа сотрудников по навыковой модели через КЛН или листы развития сотрудников
  9. Сотрудники владеют информацией о конкурентной среде
  10. Показатели текучести кадров соответствуют средним значениям по отрасли
  11. Наличие процедуры регулярной аттестации сотрудников
  12. Соответствие стандартам компании (внешний вид, навыки коммуникации)
  13. Наличие модели компетенций на каждую должность в отделе продаж

Профессионализм команды - залог успеха и выполнение финансовых планов компании.

Шаг 4: Мотивация и KPI

  1. Четко поставленные, достижимые цели и задачи для каждого сотрудника компании (качественные и количественные, на год и на месяц)
  2. Понятный механизм оценки деятельности и результатов, привязанный к определенной периодичности в зависимости от должности (для менеджера неделя или месяц, для руководителя отдела продаж месяц или квартал)
  3. Показатели и метрики соответствуют стратегическим задачам компании на текущий квартал или год
  4. Показатели достижимы и выполняются 90-100% регулярно 70-80% сотрудников
  5. Сотрудники знают систему мотивации и способны произвести расчет в течении нескольких минут
  6. В мотивации сотрудников учтены все виды показателей: результат, процесс, производительность
  7. KPI составляют не менее 70% от общего дохода сотрудников
  8. Менеджер по продажам способен непосредственно влиять на выполнение KPI

Если в вашей компании правильно выбраны и рассчитаны KPI, то с помощью системы мотивации вы сможете влиять на процесс продаж, воронку и ключевые показатели продаж.

Шаг 5: Регламенты

  1. Разработаны стандарты общения с клиентом
  2. Наличие стандартов технологии продаж
  3. Регламенты по подбору, адаптации, обучению сотрудников
  4. Регламенты по внутреннему и внешнему обучению сотрудников
  5. Регламенты взаимодействия с другими подразделениями и клиентами 

Задача регламентов и стандартов - превращение продаж в управляемый системный процесс. Результат - сокращение времени на адаптацию сотрудника, повышение уровня контроля и оптимизация затрат.

Шаг 6: Отчетность и контроль

  1. Наличие единой сформированной отчетности по продажам с ключевыми KPI по продажам до уровня менеджера продаж
  2. Наличие прогнозирования и контроля опережающих показателей
  3. Наличие стандартов распределения плана продаж по каждому менеджеру, региону, каналу продаж
  4. Наличие информации для принятия управленческих решений на основании данных
  5. Регулярная проверка по системе “тайный покупатель”
  6. Наличие точек контроля продаж - показатели активности, знание продукта, стандарты, технологии работы, ключевые этапы воронки продаж
  7.  Наличие точек контроля результативности в разрезе дня, недели, месяца

Отчетность и контроль необходимы для оценки качества работы сотрудников, принятия решений и масштабирования.

Шаг 7: Автоматизация

  1. Все обращения клиентов фиксируются в единой системе
  2. Ведение базы клиентов автоматизировано
  3. Настроен электронный документооборот внутри компании и с клиентами
  4. Автоматизирована постановка задач
  5. Аналитика автоматизирована и доступна в любое время
  6. Задачи и проекты ведутся в автоматизированной системе
  7. Доступны и используются несколько каналов коммуникации с клиентами: чат, мессенджер, телефон, почта
  8. Автоматизированы рассылки

Качественная автоматизация освобождает время сотрудников на обработку лидов и закрытия сделок. Автоматизация повышает лояльность клиентов.

Заполните контактную форму и наш специалист отправит вам чек-лист для самостоятельного проведения аудита продаж. Если вы планируете автоматизировать ваши бизнес-процессы, мы проводим аудит совершенно бесплатно.