- риск быть не в рынке,
- риск демпинга со стороны зеленых игроков,
- риск падающего рынка
- риск невозврата дебиторской задолженности.
В отличии от банков, компания продавец часто продолжает работать с клиентом, который нарушает платежную дисциплину. От качества работы по взысканию дебиторской задолженности зависит не только своевременность получения денег, отсутствие кассовых разрывов, непрерывность бизнес-процессов, но и продолжение работы с клиентами.
Система работы с дебиторской задолженностью сначала была вотчиной директора, в более крупных организациях – финансового директора или службы безопасности, в откровенно серых компаниях просроченную дебиторскую задолженность «вешали» на сотрудников. Мы предлагаем посмотреть на дебиторку с альтернативной стороны.
Часто при инженерии бизнес процессов и внедрении ЦРМ системы работа с дебиторкой не является запросом, эта задача возникает после понимания собственником бизнеса всех возможностей системной работы с клиентами. Для систематизации и тщательного контроля, мы предлагаем решить несколько задач:
- снизить количество сделок с задолженностью благодаря проактивной работе с клиентами;
- контролировать все текущие задолженности по их статус;
- уменьшить затраты времени на рутинные задачи в процессе взыскания (обзвоны, встречи, подготовка пакета документа и другие);
- минимизировать возникновение проблемной задолженности благодаря полной истории взаимодействия с контрагентом.
- привлекать юриста на критических этапах работы с задолженностью
Решение всегда одно – автоматизация работы с дебиторкой. Систематическая работа по предотвращению просрочки может строиться на любой платформе, мы же расскажем о том, как это реализовать в Битрикс24. В этой системе нет предустановленного функционала, так как Битрикс универсальная система, а не специализированная программа для кредитно-финансовых организаций. Но Битрикс обладает возможностью настройки автоматических действий таких как роботы и триггеры, а также средств более высокого уровня – бизнес-процессы. При необходимости после настройки и отладки системы изменения смогут вносить ваши сотрудники, наделенные необходимыми правами даже без привлечения интегратора.
Готовые бизнес-процессы
Мы встраиваем в CRM систему готовые бизнес-процессы, которые помогают уменьшить количество просроченных платежей и ускорить их возврат. Система предлагает оптимальный процесс для работы с задолженностью в зависимости от параметров сделки и клиента (сумма задолженности, тип задолженности, история погашение, сегмент клиента). И при необходимости платежный календарь. Что мы имеем в виду под типом задолженности, из практики:
1.Компания прямых продаж – клиентам продавалась продукция под оплату частями без привлечения банка.
2.Производитель мед.оборудования – на складах дилеров были организованы склады ОТХ (ответственного хранения)
3.Дистрибутор круп – отсрочка 7 календарных дней или «от поставки до поставки»
4.Производитель систем водо и теплоснабжения – длинные отсрочки для DIY сетей, оплата «по реализации» и комбинированные схемы товарного и денежного кредита для дилеров.
Как же все устроено?
Менеджер по продажам получает подсказки на каждом этапе взаимодействия с клиентом и постепенно идет по процессу:
От уведомления клиента при помощи голосового автоинформирования и SMS до звонков и отправки писем. К примеру, после наступления даты, указанной в условиях договора или в ЦРМ, система автоматически отправляет клиенту SMS-сообщение по заданному шаблону, а также ставит задачи сотрудникам от менеджера по продажам, финансового менеджера, финдира и далее вплоть до собственника, если деньги не получены
Благодаря интеграции с телефонией менеджер может осуществлять обзвоны непосредственно из системы. При соединении с клиентом в едином окне выводится вся необходимая информация: сумма и виды задолженности, история клиента и т.д.
Аналитика
Инструменты аналитики Битрикс24 позволяют руководству всегда «держать руку на пульсе» работы отдела продаж и отслеживать проблемные задолженности. Список сделок, требующих срочного внимания сотрудников, формируется динамически в автоматическом режиме. В системе также настроены специальные отчеты, среди которых и список просроченных платежей по срокам возникновения, а также ключевые KPI, которые помогают руководителю контролировать использование сотрудниками рабочего времени и направлять усилия на «узкие» места в организации процесса взыскания.
Интеграции
В рамках проектов мы интегрируем Битрикс с учетной системой (это не всегда необходимо), SMS-ками, мессенджерами, чат-ботами, телефонией. Теперь менеджер или бухгалтер работают в единой системе, не переключаясь между различными приложениями для поиска данных или конкретной операции.
Результаты проектов:
- Наши клиенты могут оперативно настраивать работу системы под требования рынка, поставщиков, собственника, или грядущих перемен: пандемии, карантина и т.д.;
- Мы минимизируем времени на обработку сделок с задолженностью — за счет автоматизации рутинных задач;
- Один из лучших результатов – партнер смог увеличить скорость возврата дебиторки в 2 раза — только благодаря автоматическим напоминаниям;
- Все заказчики смогли снизить количество проблемных задолженностей — с помощью готовых процессов для каждого этапа взыскания и сохранить лояльность клиентов — за счет того, что менеджер или сотрудник фин.отдела общается с клиентом, владея полной информацией о сотрудничестве.