Блог

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Руководитель отдела продаж ежедневно находится в «операционке». Ежедневно он готовит отчеты, выполняет планы, готовит планы, ходит на совещания, отвечает на стандартные вопросы сотрудников. К сожалению, очень мало времени и, что очень важно сил, остается на исследования и обследования работы отдела продаж. Но чтобы кратно расти бизнесу важно анализировать деятельность этого самого отдела продаж, не говоря уже о других подразделениях компании.
В этом поможет аудит одела продаж. В первом приближении, каждый первый «коуч» предлагает вам аудит отдела продаж. Но что, если я вам скажу, что вы и сами сможете провести такой аудит.


Аудит отдела продаж позволит:


  1. Сформировать воронку продаж – четкую последовательность этапов, по которым будет двигаться сделка до успешного этапа.
  2. Разработать алгоритм передвижения сделок между этапами воронки –именно здесь кроется резерв повышения продуктивности вашего отдела продаж, какие обязательные поля должна содержать карточка клиента, какие данные должны быть зафиксированы на конкретном этапе, принципы передвижения сделки. Где будет работать робот, а где будет работать человек
  3. Понять, как сделки распределяются и передаются между менеджерами – здесь мы не только фиксируем каналы получения лидов, но и проверяем целесообразность того или иного принципа распределения лидов, или проектируем новый, например, при внедрении телефонии менеджеры больше не будут монопольно владеть тем или иным телефоном, номер которого размещен на OLX.UA или prom.ua, а получат лидов строго по очереди или в порядке, заданном коммерческим директором.
  4. Найти узкие места бизнес-процесса, наладить и автоматизировать коммуникацию внутри компании – обычно для поиска узких мест хватает опросных бесед, но иногда в случае запроса на резкое масштабирование на выручку приходят инструменты математического моделирования. Для описания коммуникаций часто требуется использовать схемы командных и коммуникационных линий

Задачи аудита бизнеса:


С функциональной точки зрения перед аудитом ставятся следующие задачи:

  1. Выявление успешных действий и типичных ошибок, «нечестных» преимуществ, за счет которых отдел продаж выполняет показатели.
  2. Адаптация CRM или внедрение таковой, а на основе собранной информации. Инструменты в первую очередь должны быть окупаемы и удобно ложиться на имеющиеся материально-технические и человеческие ресурсы.
  3. Поиск и предложение дополнительных технологических решений для улучшения процессов отдела продаж.
  4. Оптимизация бизнес-процессов. Подготовка к проведению «брейнстрома» среди сотрудников, участвующих в процессе продаж, для выявления лучших путей для решения повторяющихся вопросов.
В ходе аудита отдела продаж есть три основных блока, которые мы должны закрыть – это ответы на вопросы, разработка структуры, а также создание карты проекта.

Что искать при аудите:

  1. Откуда приходят клиенты – все актуальные и перспективные каналы привлечения (их 21 группа и около 90 разновидностей)
  2. Как менеджеры связываются с клиентами - через какой промежуток времени менеджер должен связаться с клиентом, каким образом, как это отслеживается сейчас
  3. Как распределяются и обрабатываются заявки – распределение происходит стихийным способом, существует очередь, менеджеры закреплены за каналом, существует распределение на основании лимитов и конверсий, по каким правилам менеджера лишают заявки
  4. Кто контролирует работу менеджеров – важен учет всех аспектов работы от руководителя отдела продаж до финансового директора или специалиста экономической безопасности
  5. Какие этапы проходит сделка – кроме фиксации ситуации «как есть», учитываются типовые сценарии работы с различными типами или сегментами клиентов
  6. Какая информация и в какой момент нужна менеджеру, чтобы оформить продажу – какие внутренние документы или регламенты необходимо использовать, какие из них необходимо зашить в CRM систему
  7. Какие документы требуются от клиента – модули документооборота позволяют не только найти данные клиента по ИНН, но и подготовить формы необходимые для ускорения сделки (шаблоны техзаданий, анкеты, типовые договора и т.д.)
  8. Как происходит общение между сотрудниками – какие каналы используются и как может искажаться или теряться информация
  9. Какую информацию и когда нужно отправить клиенту – фиксируем обязательный документооборот и элементы, подогревающие сделку – референс-листы, презентации и т.д.
  10. Какие сервисы используются сотрудниками для работы – от мессенджеров до специализированных программ
  11. Какую информацию должен получать руководитель – отчеты, которые уже используются в работе РОПа или коммерческого директора
  12. Какие условия успешной сделки – что необходимо получить или совершить для того чтобы сделка считалась успешной
  13. Какие причины отказа – их необходимо фиксировать и вести аналитику, причины отказа – серьезный резерв для роста продаж
  14. Что происходит с архивом сделок – ведется ли коммуникация с архивом, какая частота и т.д.

Чтобы вы смогли самостоятельно провести аудит мы подготовили краткий чек-лист «Аудита отдела продаж» - забирайте здесь.