Цей сайт використовує cookie. Файли cookie запам'ятовують ваші вподобання, це допоможе показати краще для Вас
Блог

БАЖАЄТЕ ЗАРОБЛЯТИ БІЛЬШЕ? А ВСІ НАВКОЛО ПРАЦЮВАЛИ ЕФЕКТИВНІШЕ?

БАЖАЄТЕ ЗАРОБЛЯТИ БІЛЬШЕ? А ВСІ НАВКОЛО ПРАЦЮВАЛИ ЕФЕКТИВНІШЕ?
Традиційно керівник зустрічаючись із потоком завдань просто намагається встигнути зробити все. Потім настає етап тестування різних програм підвищення особистої ефективності: AnyDo, Things, ToDoist чи інші таск-менеджери. Але якщо необхідно делегувати завдання та залучати до роботи співробітників чи фрилансерів, потрібно замислитись про програми для спільної роботи. В Україні найвідоміші програми Бітрікс, Мегаплан, найдосвідченіші керівники починають пробувати Trello або Basecamp. Основна проблема таких програм - вони або незрозумілі, або обмежені за можливостями, або просто немає зручних додатків для роботи в смартфоні.

Поділимося з вами історією вибору програми для спільної роботи. Наш клієнт компанія Libert протягом кількох років переживає бурхливе зростання: розвиток виробництва, відкриття філій, постійний найм співробітників, а головне - багато проєктів для розвитку, постійний пошук джерел бустингу  та нові ідеї. У компанії два власники та 150 співробітників, для координації та керування використовуються 1С та електронні таблиці. Але проєкти та нові завдання реалізуються зі скрипом, компанії гостро була необхідна програма для об'єднання робочих завдань та підвищення особистої ефективності керівників та ключових співробітників. Спочатку пішли складним шляхом - реалізувати проєктне керування на базі 1с8, витрати зростали, а зрозуміла система управління бізнес-процесами так і не була реалізована. Надалі працювали на  Бітрікс 24, але програмою вибору стала Asana.

Чому лідери ринків обирають Asana для управління компанією, проєктами та завданнями

  1. Простий зручний інтерфейс
  2. Підходить для кожного відділу компанії
  3. Цілепокладання та їх відстежування 
  4. Портфелі та віхи проєктів 
  5. Зручні панелі моніторингу
  6. Автоматизація завдань без зайвих зусиль
  7. Зручний мобільний додаток
  8. Зручні повідомлення та єдиний робочий простір
  9. Хмарний сервіс, що працює по всьому світу
  10. Найширші можливості інтеграції
  11. Це не російське програмне забезпечення


1.Простий зручний інтерфейс

Проєкти та завдання створюються в один-два кліки, немає потреби нічого перезавантажувати. Ви можете створити проєкт з нуля або використовувати готові шаблони, наприклад маркетинговий план або процес розробки нового продукту, навіть більше – створити проєкт на основі електронної таблиці. Тобто якщо ви вже вели проєкт в googl таблицях  його достатньо імпортувати. 

Під час створення проєкту  Asana запропонує вибрати один із чотирьох видів за замовчуванням: список, канбан-дошка, таймлайн  або календар.

На відміну від Бітрікс завдання Asana додаються просто, не складніше ніж створити абзац в текстовому редакторі Word. Для групування завдань використовуються секції, які допомагають ранжувати їх виходячи з часу реалізації, важливості та будь-якого критерію, який ви хочете використати.

Нове завдання або коментар автоматично з'являються у ваших колег, аналогічно ви зможете бачити реакцію працівників у живому форматі. Для зміни пріоритету виконання завдання сам співробітник або його керівник може пересунути завдання нагору.

Колеги з Libert відразу побачили перевагу Asana для формування проєктів з відкриття нових філій та розробки нових продуктів. Якщо раніше використовувалися електронні таблиці, на відкриття яких витрачалися хвилини, то після переходу на Asana команда почала редагувати проєкти прямо під час щотижневих мітингів - тепер не потрібно вести записи кожному учаснику.

Кольорові теги  допоможуть ще більше кастомізувати проєкт та окремі пріоритетні завдання

Важливо, що у кожного співробітника є окремий розділ “Мої завдання”,  де відображаються лише завдання конкретного спеціаліста, але розділ можна налаштувати максимально зручно “під себе”: ідеальну систему організації завдань, перейменовуючи, переміщуючи та створюючи необхідні додаткові  розділи. Автоматизація «Моїх завдань» заощаджує час, що витрачається ручні процеси  ранжування, і забезпечує переміщення завдань по розділах без вашої участі. У галереї готових правил можна вибрати варіант, у якому вже задано тригер та дію. Після цього у вибраному правилі можна буде вказати потрібні параметри.


2.Підходить для кожного відділу компанії

У лівому меню знаходиться панель команди, де зображаються всі відділи компанії. Там будуть розміщуватись всі завдання ваших колег. Можливість використовувати Asana для всіх відділів компанії суттєво спрощує роботу та координацію співробітників, прибираючи так звані "стики", коли кожен працює у зручному додатку від Excel до 1С.

3.Цілепокладання та їх відстежування 

Завдяки цілям колегам  стало як ніколи просто об'єднувати фахівців навколо точних орієнтирів та правильно розставляти пріоритети у роботі. Цілі допомагають усім співробітникам організації бачити, чому їхня робота важлива і на що потрібно спрямовувати свої зусилля.

Цілі можна каскадувати від загальних цілей компанії до цілей групи, проєкту, або конкретного співробітника. Кожен буде розуміти пріоритет та критерії  вимірювання 

Для підвищення ефективності Asana використовує методологію OKR - це методика постановки завдань, що дозволяє командам формувати цілі, зрозумілі вимірювані цілі. Якщо спростити методику можна описати так: 

Я досягну [ціль], що можна виміряти [ключовим результатом]. 

Варто зазначити, що OKR  відрізняється від КПЕ. В першу чергу КПЕ – це кількісний спосіб оцінки розвитку ініціатив за результатами. Напрочуд OKR вимірює ключовий результат - це показник, за яким оцінюватиметься хід досягнення поставленої мети. 

Наприклад OKR для відділу продажів може бути: 

Ціль - підвищити регулярний дохід
Ключовий результат — досягти регулярного місячного виторгу в розмірі 30 млн гривень
Ключовий результат – підвищити кількість щорічних відвантажень на 25%
Ключовий результат – знизити відтік клієнтів на 10%


4.Портфелі та віхи проєктів 

Портфелі та віхи це спосіб організації проєктів, що дозволяють відповісти на такі питання як: 
  • Які проекти під загрозою, а в яких робота йде за планом і чому так відбувається?
  • Коли запускаються чи завершуються проекти?
  • Як робота розподілена за співробітниками та/або проектами?
  • Якими є основні пріоритети моєї команди?
  • Чому мені, перш за все, треба звертати увагу?

Віхи - це певні точки в хронології проєкту, що позначають великі досягнення, за якими можна судити про успішність його  реалізації

5.Зручні панелі моніторингу

Візуалізація - один із важливих способів керування проєктами, тому панді моніторингу допомагають керівниками отримати загальне уявлення про те, як іде робота. Це не просто готові графіки - це конструктор чартів, який можна налаштувати та отримувати поточні актуальні та практичні звіти. 


6. Автоматизація завдань без зайвих зусиль

Крім того, що Asana зручно планувати та призначати відповідальних, ви можете задавати правила і використовувати автоматизацію. Будь-який процес можна автоматизувати: завдання переходитиме з одного проєкту до іншого або створюватиметься коментар генеральному директору або керівнику підрозділу.

Ми автоматизували роботу відділу рекламацій за допомогою Asana, залежно від типу клієнтів менеджеру відділу рекламацій створювалося завдання та чек-лист із переліком дій, які необхідно зробити із зазначенням термінів та довідкових матеріалів. Правила можуть бути задані для кожної дошки та для кожного етапу.


7.Зручний мобільний додаток

60-70% свого часу керівник не проводить за комп'ютером, тому зручний мобільний додаток є критичним для оперативного контролю. Asana реалізувала мобільний додаток максимально схожим на десктопну або браузерну версію із збереженням 95% функціоналу. Ви зможете у зручний час зайти та перевірити портфелі відділів чи конкретних співробітників, побачити хід реалізації конкретного критичного завдання. Мобільний додаток відображає не лише системні поля, але й кастомні. Адепти Бітрікс можуть лише мріяти про це. Якщо ви користуєтеся мобільним додатком Бітрікс, спробуйте зараз створити завдання з мобільного, а шаблон? Відповісти або прокоментувати завдання швидко як у месенджері, або навіть працювати в додатку без інтернету - це доступно в Asana.


8. Зручні повідомлення та робочий простір

Натиснувши на будь-яке повідомлення, ви можете перейти в завдання, побачити контекст і все листування по даній події. Asana автоматично архівує відпрацьовані повідомлення, які при необхідності зможете подивитися в архіві.

9. Хмарний сервіс, що працює по всьому світу

Ми вже встигли розглянути можливість роботи в Asana через мобільний додаток, десктопну програму або браузер. Навіть не дуже сучасні комп'ютери з браузером Google Chrome чудово працюють з даним хмарним сервісом з будь-якої точки світу.

10. Найширші можливості інтеграції

Попри те, що Asana - хмарний сервіс, її можна при необхідності суттєво доопрацювати та інтегрувати зі звичними вам сервісами: CRM, ERP, програмами обліку робочого часу. Що важливо - всі інтеграції офіційні, а не інтеграції третіх осіб, за які вендор не несе відповідальності, для порівняння маркет у Бітрікс24 або амоЦРМ на 90% складається з розробок компаній інтеграторів, які включають приховані платежі або мають обмежену працездатність.
Для великих компаній, які мають свій штат розробників, Asana дозволить реалізувати максимум завдань, оскільки документація актуальна та регулярно описується.

11. Це не російське програмне забезпечення

Asana на відміну від Бітрікс або Мегаплан, американський сервіс, сервер і відповідно всі дані розміщуються не в росії.  Таким чином ви не тільки не фінансуєте державу-агресор, але й до ваших даних немає доступу спецслужб.

Важливим аргументом на користь переходу на Asana є блокування рядом інтернет-провайдерів мобільного додатка Бітрікс і як наслідок неможливість повноцінно працювати.